Beschaffungsinfo

Hier geht es um die Beschaffung von Gegenständen, die nicht per Auslagenrechnung bezahlt werden.

Grundlage für Beschaffungen ist generell immer die "Richtlinie über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen"!

Kürzel zum Speichern von Dokumenten (Dateiname: „Kürzel“_Jahr-xxx-iti, bei mehreren Exemplaren fortlaufende Nummer anhängen: „Kürzel“_Jahr-xxx-iti_„lfd Nr“, z. B. LS_2018-001-iti_1):
• AN (Angebot)
• AB (Auftragsbestätigung)
• LS (Lieferschein)
• RG (Rechnung)
• AR (Auslagenrechnung)
• GS (Gutschrift)
• BS (Bestellung)
• bei Bedarf eigene Kürzel entwickeln!

Vorgehensweise:
• Der Mitarbeiter wählt zu beschaffende Gegenstände aus.
• Regel: Bei Beschaffungen bis zu einem Gesamtwert von 500 € netto (also der Preis OHNE die USt.) kann der Auftrag direkt an die Firma gegeben werden. AUSNAHMEN: Bücher (über ZHB bestellen), IT-Artikel (über Webshop bzw. ZUV bestellen), Druckerzeugnisse wie z. B. Flyer (über Stabsstelle Kommunikation, Bereich Marketing bestellen), Büromaterial (über Webshop bestellen, ausgenommen Kopierpapier und Toner).

500 € (netto)-Beschaffungen:
• Der Besteller vergleicht die Preise (soweit möglich/erforderlich) und füllt den Vordruck Direktkauf aus. Dieser wird dem Budgetverantwortlichen zur Unterschrift vorgelegt. Nach Unterschrift wird das Formular samt Anlagen gescannt und ein Vorgang angelegt. Dazu wird zunächst die fortlaufend nächste freie Nummer in der Kontoübersicht (shared\Administration\Procurement\LAUFENDE_MITTEL_Jahr) vergeben. Nun wird im Ordner shared\Administration\Procurement ein neuer Ordner mit der generierten Vorgangsnummer („Jahr-xxx-iti“) angelegt und der Scan dort gespeichert.
• Der Besteller bestellt die Artikel beim Lieferanten.
• Wenn die Artikel geliefert werden und Lieferscheine dabei sind (bitte Posteingangsstempel aufdrücken), dann werden diese gescannt und im jeweiligen Vorgangsordner (s. o.) abgelegt (Dateiname s. o.).
• Nach Erhalt der Rechnung (bitte Posteingangsstempel und „Sachlich richtig“-Stempel aufdrücken) zeichnet der Besteller neben dem „Sachlich richtig“-Stempelabdruck gegen, damit der Budgetverantwortliche weiß, dass die Rechnung korrekt ist. Dann geht die Rechnung an den Budgetverantwortlichen.
• Nach Unterschrift durch den Budgetverantwortlichen wird die Rechnung gescannt und das Original an das Dez. II/Finanzen weitergeleitet. Der Scan wird im entsprechenden Vorgangsordner (s. o.) abgelegt und der Eintrag in der „LAUFENDE_MITTEL_Jahr“-Liste ergänzt.

Beschaffungen über 500 € (netto):
• Beschaffungen im Wert von über 500 € (netto) müssen über die Zentrale Beschaffungsstelle getätigt werden. Hierzu gibt es ein Formular „Beschaffungsantrag“.
• Die fortlaufend nächste freie Nummer „Jahr-xxx-iti“ wird in der Kontoübersicht (Workspace\Seafile\administration (still in progress)\Procurement\LAUFENDE_MITTEL_Jahr) generiert (durch Eintrag des Vorgangs) und im Formular kurz vor dem Ende in das Feld „Anmerkungen“ eingetragen.
• Das Formular wird ausgefüllt und vom Besteller unterschrieben. Wenn vorhanden werden Angebote o. ä. beigefügt. Je genauer der zu beschaffende Gegenstand beschrieben/spezifiziert wird, desto geringer die Überraschung bei der Lieferung!!!
• Das Formular geht an den Budgetverantwortlichen zur Unterschrift.
• Nach Unterschrift „sachlich richtig“ wird das Formular an das Sekretariat gegeben.
• Das Original wird von der Sekretärin gescannt und per E-Mail an beschaffung(at)uni-luebeck.de geschickt.
• Der Scan wird im entsprechenden Ordner (shared\Administration\Procurement\Jahr-xxx-iti) abgelegt.
• Wenn die Artikel geliefert werden und Lieferscheine dabei sind (bitte Posteingangsstempel aufdrücken), dann werden diese gescannt und im jeweiligen Vorgangsordner (s. o.) abgelegt (Dateiname s. o.).
• Nach Erhalt der Rechnung (bitte Posteingangsstempel und „Sachlich richtig“-Stempel aufdrücken) zeichnet der Besteller neben dem „Sachlich richtig“-Stempelabdruck gegen, damit der Budgetverantwortliche weiß, dass die Rechnung korrekt ist. Dann geht die Rechnung an den Budgetverantwortlichen.
• Nach Unterschrift durch den Budgetverantwortlichen wird die Rechnung gescannt und das Original an das Dez. II/Finanzen weitergeleitet. Der Scan wird im entsprechenden Vorgangsordner (s. o.) abgelegt und der Eintrag in der „LAUFENDE_MITTEL_Jahr“-Liste ergänzt.